Prepare la Contabilidad de Su Pequeña Empresa para los Impuestos del 2025
- Sonia Lee
- 27 ago
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Por: Sonia Lee Ng, CPA
Fecha: 27 de agosto de 2025
Introducción
En este artículo, resumimos los aspectos tributarios contables que las pequeñas empresas deben considerar para preparar sus registros contables para la declaración de impuestos del año 2025. A continuación, se detallan los gastos empresariales más comunes.
Gastos del Negocio
La mayoría de las personas y negocios sin inventario utilizan el método de efectivo, ya que facilita la contabilidad. Bajo este método, generalmente, se deducen los gastos en el año en que se pagaron.
Un negocio puede deducir los costos de operación. Estos costos no tienen que capitalizarse ni incluirse en el costo de ventas, pero sí pueden deducirse en el año en curso.
Deducibilidad: un gasto de la empresa debe ser ordinario y necesario. Ordinario: común y aceptado en su sector. Necesario: útil y adecuado para su negocio. No tiene que ser indispensable para ser considerado como necesario.
Gastos Comunes de Negocios
Deudas Incobrables
Una deuda incobrable empresarial surge de la inutilidad de una deuda creada o adquirida en su negocio y que está estrechamente relacionada con él. Las deudas incobrables empresariales se originan principalmente en ventas a crédito a clientes que luego se vuelven incobrables. Cuando el cliente no paga y se determina que no será posible cobrar.
Deducibilidad: Solo puede deducir las deudas incobrables si el importe adeudado se incluyó en sus ingresos brutos del año en que solicita la deducción o de un año anterior.
Gastos de Auto y Camioneta
Si usa su auto o camioneta para su negocio, puede deducir los costos de operación y mantenimiento de su vehículo. También puede deducir otros costos de transporte local y viajes fuera de casa por trabajo.
Lleve un registro del millaje y los gastos reales
Lleve un registro de millaje para tomar una deducción por el millaje utilizado para negocio.
Negocios y Trabajadores por Cuenta Propia: 70 centavos por milla
Millas para Cuidado Médico: 21 centavos por milla
Millas de Mudanza para Militares: 21 centavos por milla
No se permite deducir el costo de desplazamiento: ir de su casa a su lugar de trabajo habitual. El IRS solo permite deducciones por el traslado desde su oficina en casa a otras ubicaciones comerciales para reuniones con clientes,etc.
Depreciación
Si adquiere una propiedad para su negocio y se espera que dure más de un año, por lo general, no puede deducir el costo total como gasto comercial en el año de adquisición. Hay excepciones; consulte la Publicación 946 del IRS.
Nómina y Compensación
Pagos a los empleados por los servicios prestados a su empresa. Esto incluye compensación regular, bonificaciones, beneficios marginales, etc.
Seguros
Primas de seguros relacionados con su negocio: incendio, robo, inundación, etc., seguro de crédito, seguro médico para autónomos, seguro médico y de hospitalización colectivo, seguro de cuidados a largo plazo, seguro de responsabilidad civil, seguro de mala praxis, seguro de compensación laboral, seguro de desempleo estatal, seguro de gastos generales, seguro de automóvil, seguro de vida, seguro de interrupción de negocio, etc.
Intereses
Gastos por intereses pagados o devengados durante el ejercicio fiscal sobre deudas relacionadas con su negocio. Si utilizó el producto del préstamo para un gasto empresarial. Sujeto a limitaciones.
Honorarios Legales y Profesionales
Gastos ordinarios y necesarios relacionados con el funcionamiento de su negocio: honorarios de contadores, honorarios de preparación de impuestos, honorarios de abogados y consultores.
Planes de Pensión
Planes de jubilación para pequeñas empresas, tanto para propietarios como para empleados. Son formas de ahorrar para la jubilación con ventajas tributarias.
a. SEP (Plan de Pensiones Simplificadas para Empleados)
b. SIMPLE (Plan de Incentivo de Ahorro para Empleados)
c. Planes Calificados (incluye los planes Keogh or H.R. 10)
Gastos de Alquiler
Montos pagados por el uso de una propiedad que no le pertenece, pero que utiliza para su negocio.
Impuestos
Puede deducir los impuestos federales, estatales, locales y extranjeros directamente atribuibles a su negocio.
a. Impuestos sobre los Ingresos: Impuestos estatales sobr elos ingresos brutos
b. Impuesto sobre el Empleo: Impuestos del Seguro Social, Medicare, y FUTA
c. Impuesto sobre el Trabajo por Cuenta Propia: Puede deducir el 50% de este impuesto.
d. Impuesto sobre la Propiedad Personal: Cualquier impuesto que el gobierno estatal o local aplique a la propiedad personal que utilice en su negocio. Incluye tarifas de registro por el derecho de uso de la propiedad dentro de un área estatal o local.
e. Impuesto sobre Bienes Inmuebles: Cualquier impuesto estatal, local o extrabjero sobre bienes inmuebles recaudado para el bienestar público general, pagado sobre la propiedad de su negocio
f. Impuesto Ventas y Uso: Pagado por servicios o en la compra o el uso de bienes como parte del costo del servicio o la propiedad
g. Impuesto Especial: Impuestos sobre ciertos bienes o actividades.
h. Impuesto sobre Combustible: Impuestos sobre la gasolina, el diésel y otros combustibles para motores que utilice en su negocio
Viajes y Comidas
Los gastos de viaje son gastos ordinarios y necesarios al viajar fuera de casa por motivos de trabajo. Generalmente, puede deducir el importe que reembolsa a sus empleados por gastos de viaje y comidas.
a. Transporte
b. Taxi, autobus de cercanías, y limusina
c. Equipaje y envío
d. Automóvil o camión
e. Comidas y alojamiento
f. Limpieza
g. Teléfono
h. Propinas
Puerto Seguro (Exención Mínima) para Bienes Tangibles
En general, debe capitalizar los costos para adquirir bienes o producir bienes muebles, reales o tangibles, utilizados en su actividad comercial o negocio: edificios, equipos o muebles. Sin embargo, si opta por esta exención, puede deducir los montos mínimos pagados para adquirir o producir ciertos bienes tangibles si estos montos se deducen para fines contables o para el mantenimiento de sus libros y registros.
Para un estado financiero aplicable: Esta exención puede utilizarse para deducir montos pagados por bienes tangibles hasta $5,000 por artículo o factura.
Sin un estado financiero aplicable: Esta exención puede utilizarse para deducir montos pagados por bienes tangibles hasta $2,500 por artículo o factura.
Esta debe ser una política de contabilidad consistente y la elección debe hacerse cada año con su declaración de impuestos.
Otros Gastos
a. Publicidad
b. Cargos y Comisiones Bancarias
c. Donaciones a organizaciones empresariales*
d. Gastos de Educación
e. Gastos relacionados con discapacidad
f. Gastos por entrevistas
g. Licencias y Tarifas Regulatorias
h. Traslado de Maquinaria
i. Servicios de Reubicación
j. Sanciones y Multas por incumplimiento o demora en el cumplimiento de un contrato
k. Repagos o reembolso de ingresos
l. Suministros y Materiales
m. Servicios Públicos
Uso Comercial de la Vivienda
Por lo general, no puede deducir como gastos comerciales los gastos relacionados con su vivienda, como intereses hipotecarios, impuestos sobre bienes inmuebles, servicios públicos, mantenimiento, alquiler, depreciación o seguro de propiedad.
Puede deducir los gastos comerciales correspondientes a una parte de su vivienda si dicha parte se utiliza habitualmente como su sede principal de negocios, es decir, como lugar de encuentro para sus pacientes o clientes en el curso normal de sus actividades. Aplican excepciones.
Puede utilizar sus gastos reales o un método simplificado.
Gastos Reales
Divida los gastos de funcionamiento de su vivienda entre uso personal y comercial. Clasifique los gastos como directos (deducibles), indirectos (se asignan mediante el cálculo porcentual) o no relacionados (no deducibles).
Si solicita la deducción estándar, la habría aumentado si no hubiera utilizado la vivienda para fines comerciales. Si el gasto es indirecto, utilice el porcentaje correspondiente al uso comercial de estos gastos para determinar cuánto incluir en la deducción total por uso comercial de la vivienda. Si detalla sus deducciones, estos gastos incluyen impuestos sobre bienes inmuebles, intereses hipotecarios y pérdidas por hechos fortuitos (desastres declarados por el gobierno federal). Si solicita la deducción estándar, estos gastos solo incluyen las pérdidas netas por desastres calificados que aumentan su deducción estándar.
Otros Gastos Deducibles
Pérdidas por Siniestros (sin declaración de desastre a nivel federal)
Depreciación
Seguro
Alquiler pagado
Reparaciones
Sistemas de Seguridad
Servicios Públicos
Porcentaje de Uso Comercial: Compare el tamaño de la parte de su csaa que utiliza para el negocio con el tamaño de toda la casa para obtener un porcentaje
Método Simplificado
Puede optar por este método para calcular la deducción por el uso calificado de la vivienda en una declaración de impuestos federales original presentada a tiempo. (Esta elección es irrevocable).
No puede deducir ningún gasto reeal del negocio, excepto los gastos comerciales que no estén relacionados con el uso de la vivienda.
No puede deducir la depreciación de la parte de la vivienda que se utiliza para un uso comercial calificado.
Considere como gastos personales los intereses hipotecarios, los impuestos sobre bienes inmuebles y las pérdidas por causas fortuitas.
No se deducen gastos reales arrastrados del año anterior.
Deducción bajo el Método Simplificado
La deducción por el uso comercial calificado de su vivienda es la suma de cada monto calculado para el uso comercial calificado de su vivienda. Necesitará la siguiente información:
Superficie permitida de su vivienda para uso comercial.
Ingreso bruto por el uso comercial de su vivienda.
Gastos comerciales no relacionados con el uso de su vivienda.
Si el negocio es una guardería: conozca el porcentaje de tiempo que esa parte de su vivienda se utiliza para guardería.
Cómo Calcular el Monto de la Deducción con el Método Simplificado
Multiplicar el área permitida por $5
Restar los gastos del negocio que no estén relacionados con el uso comercial de los ingresos brutos relacionados con el uso comercial de la vivienda. (a)
Si los gastos supewrarn los ingresos brutos del uso comercial de la vivienda, no podrá deducir este uso comercial (b)
La cantidad menor entre (a) o (b) es la que puede deducir por el uso comercial calificado de su vivienda con el método simplificado.
Descargo de Responsabilidad
La información proporcionada en esta publicación es solo para fines informativos generales y no constituye asesoramiento fiscal, legal ni contable profesional. Las leyes y regulaciones fiscales son complejas y están sujetas a interpretación, y su aplicación puede variar según las circunstancias individuales. Siempre consulte con un asesor fiscal calificado para analizar su situación específica antes de tomar cualquier decisión fiscal. Ni el autor ni la plataforma asumen responsabilidad alguna por errores, omisiones ni por las consecuencias derivadas del uso de esta información.
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