Fecha: 26 de febrero de 2024
Por: Sonia Lee Ng, CPA
La implementación de controles internos eficaces es crucial para que las pequeñas empresas salvaguarden sus activos, prevengan el fraude, garanticen informes financieros precisos y promuevan la eficiencia operativa.
Controles internos clave para pequeñas empresas:
Segregación of tareas: Es un principio fundamental de control interno que implica dividir tareas y responsabilidades clave entre diferentes personas para reducir los riesgos de errores, fraude y mal uso de recursos. Asigne diferentes responsabilidades a diferentes empleados para evitar que un solo individuo tenga control sobre todo el proceso de transacción. Tipos de deberes: a. Autorización: la responsabilidad de aprobar o iniciar transacciones. b. Mantenimiento de registros: la responsabilidad de mantener registros precisos de las transacciones. C. Custodia - El control físico o manejo de activos o recursos. Algunas Categorías de Controles Internos importantes: a. Controles sobre el dinero para prevenir pérdidas: Una misma persona no puede estar a cargo de todo el proceso con el dinero. Establezca políticas con requisitos para reembolso de gastos. b. Controles sobre inventario: inspeccionar y contar el inventario cuando se recibe y cuando se despacha. Contar el inventario periodicamente. c. Controles sobre la seguridad de datos: actualizar contraseñas trimestralmente. Mantener un registro físico de contraseñas en una caja de seguridad en caso de que el empleado ya no trabaje en la empresa, poder acceder a la información. d. Controles sobre cuentas por pagar: revisar pagos y facturas de suplidores para autorización y pago a quien corresponde. e. Controles financieros para monitorear desempeño operacional y financiero. Mantener finanzas personales y finanzas del negocio por separado. f. Controles de Recursos Humanos: realizar verificación de antecedentes penales antes de contratar personal, requerir vacaciones a los empleados y delegar sus tareas cuando estén de vacaciones. Limitaciones para pequeñas empresas Dado que las pequeñas empresas pueden tener un personal limitado, resulta difícil lograr una segregación total de funciones. Sin embargo, incluso la segregación parcial puede proporcionar beneficios importantes. a. Para compensar la falta de segregación de funciones, implementar controles de gestión y conciliaciones periódicas.
Procedimientos de autorización: Establecer políticas y procedimientos claros para autorizar transacciones (Compras, gastos, nómina, etc.) Implementar un proceso de aprobación que requiera autorización del personal designado antes de que se ejecuten las transacciones.
Controles físicos: Para activos como efectivo, inventario, equipos (uso de cerraduras, cajas fuertes y áreas de acceso restringido). Realizar inventarios periódicos y conciliarlos con los registros contables para encontrar discrepancias.
Políticas y procedimientos documentados: (SOP) para procesos financieros y operativos clave deben documentarse. Describa claramente los pasos a seguir, las funciones y responsabilidades, y los requisitos de aprobación. Revíselos y actualícenlos periódicamente según sea necesario.
Conciliaciones periódicas: revisar estados bancarios periódicamente, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y otras cuentas críticas deben conciliarse periódicamente. Se debe realizar una comparación de los registros contables con documentos externos para identificar discrepancias y errores de manera oportuna.
Capacitación y concientización de los empleados: Brindar a los empleados una capacitación integral sobre políticas, procedimientos y estándares éticos de control interno. Eduque al personal de su empresa sobre sus funciones y responsabilidades a la hora de mantener los controles internos y detectar posibles problemas.
Supervisión de la Administración: Mecanismos para que la administración supervise y monitoree los controles internos de manera efectiva. Realizar revisiones y evaluaciones periódicas de las actividades de control para asegurar su cumplimiento y eficacia.
Controles de tecnología de la información (TI): su implementación ayudará a proteger los datos y sistemas confidenciales contra el acceso no autorizado, la alteración o la destrucción. Esto puede incluir: políticas de contraseñas, controles de acceso, cifrado y copias de seguridad periódicas del sistema.
Segregación de tareas de tecnología de información (TI): administración de sistemas, gestión de redes, desarrollo de aplicaciones. Para reducir el riesgo de errores o fraude. Asegúrese de que las personas no tengan privilegios de acceso excesivos más allá de los requisitos de su trabajo.
Seguimiento y revisión: seguimiento y revisiones periódicas de los controles internos para evaluar su eficacia e identificar áreas de mejora. Realizar auditorías internas o contratar auditores externos para proporcionar evaluaciones independientes de los procesos de control.
La implementación de estos controles internos puede ayudar a las pequeñas empresas a mitigar los riesgos, mejorar la eficiencia operativa y mejorar la integridad financiera general. Es esencial adaptar las medidas de control interno a las necesidades y circunstancias específicas de su negocio sin dejar de cumplir con las leyes y regulaciones pertinentes. El monitoreo regular y las actualizaciones periódicas de los controles internos también son fundamentales para adaptarse a los entornos comerciales cambiantes y los riesgos emergentes.
Si tiene alguna pregunta o necesita información adicional sobre los controles internos para su pequeña empresa, por favor ponerse en contacto con nosotros.